Kreativ oder einfach nur ignorant? Diese Frage stellt sich Personalern bei vielen Bewerbungen. Denn oft entsprechen die Unterlagen nicht der sogenannten DIN 5008-Norm. Diese legt die Schreib- und Gestaltungsregeln für Textverarbeitung verbindlich fest. Zwar sind Bewerber nicht verpflichtet, sich an diese Norm zu halten. Aber sie machen einen schlechten Eindruck, wenn sie augenscheinlich nicht wissen, welche Normen im Büro- und Verwaltungsbereich gelten.
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- Berufseinsteiger, Berufserfahrene, Neustarter und Eltern.
Der Berliner Businesscoach Karsten Noack bringt es auf den Punkt: “Niemand muss sich in allen Details an die DIN-Norm halten, aber eine Bewerbung sollte in jedem Fall professionell aussehen. Deshalb macht es auch Sinn, sich an der Norm zu orientieren.” Er sieht auch noch einen weiteren guten Grund für die Norm-Einhaltung: “Die Bewerber zeigen damit soziale Kompetenz. Denn nach DIN-Norm gestalteten Unterlagen sind gut lesbar. Und darauf kommt es schließlich an.” Sein Tipp: Wer sich mit der Gestaltung von Geschäftsbriefen nicht auskennt, sollte sich mit den aktuellen Regeln vertraut machen.
Sich an aktuelle Bewerbungsregeln halten
“Bedenken Sie, dass es der Personalabteilung in der ersten Bewerbungsphase darum geht, Bewerbungen auszusortieren”, betont Frank Wolf, Berater für Bewerbungsunterlagen beim Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader. “Wer sich an keine der aktuellen Regeln hält, macht einen unglücklichen Eindruck und hat geringe Chancen … es sei denn, er ist ein absoluter Experte.”
Bestes Beispiel ist die Betreffzeile: Nach aktueller DIN-Regel hat sie die Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe. Sie wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Das Wort “Betreff” selbst wird aber nicht mehr geschrieben. “Wer immer noch den Begriff ‘Betreff’ verwendet, zeigt, dass er nicht auf dem Laufenden ist”, so Wolf. Die zwei Zeilen unter dem Betreff bleiben übrigens frei.
Vorsicht Details!
Wolf weiß aus seiner täglichen Arbeit, dass es gerade die “blöden Details” sind, die Jobsuchenden zum Fallstrick werden können. Ein Beispiel dafür ist die Telefonnummer: “Klammer oder Schrägstrich sind inzwischen total out. Auch viele Leerzeichen zwischen Ziffern gehören der Vergangenheit an.” Telefonnummern werden also nicht mehr gegliedert. Lediglich zwischen der Ortsvorwahl und der Rufnummer wird ein Leerzeichen gesetzt. Nach aktueller Norm werden inländische Nummern beispielsweise so: “030 123456” und internationale Nummern so: “+49 30 123456” geschrieben.
Auch beim Datum gibt es Änderungen: “Es ist nicht mehr üblich, zwischen Ort und Datum das Wort ‘den’ zu setzen”, berichtet Wolf. Auch beim Empfänger wird zwischen Straße und Ort keine Leerzeile mehr eingefügt. “Das sind nur Details.” Aber Wolf ist sich sicher: “Es ist wichtig, auf dem aktuellen Stand zu sein … gerade, wenn sich Jobsuchende in großen internationalen Unternehmen bewerben.” Denn wenn jemand alte Standards benutzt, legt dies die Vermutung nahe, dass er alte Unterlagen recycelt und mit so einer nachlässig erstellten Bewerbung kaum ein geeigneter Kandidat ist.
Aktuelle DIN-Normen kennen
Viele der aktuellen DIN-Normen sind aber auch einfach praktisch. Denn sie gliedern den Text übersichtlich und erleichtern die Lektüre: So wird zum Beispiel die Anrede mit einer Leerzeile vom folgenden Text abgesetzt. Der Text selbst wird mit einzeiligem Zeilenabstand geschrieben und durch Leerzeilen gegliedert. Der Gruß ist linksbündig und wird auch durch eine Leerzeile vom Text getrennt. Noack rät, von Leerzeilen häufig Gebrauch zu machen und damit den Text in mehrere Abschnitte zu untergliedern. “So entstehen weiße leere Flächen. Das macht das Anschreiben ansprechend. Außerdem sagen viele Studien, dass Flattersatz beim Leser besser ankommt als Blocksatz.”
Und noch eine Norm hilft dem Leser: “Begriffe oder Sätze sollten auf keinen Fall gefettet, kursiv oder unterstrichen werden”, so Noack. Auch die Verwendung verschiedener Schriften ist ein No-Go.
Ein weiterer Fehler schleicht sich oft beim Lebenslauf ein: “Statt konsequent Tabulatoren zu verwenden, nutzen viele Bewerber häufig Leerzeichen. Dann wirkt das Ganze aber wenig konsistent, weil bestimmte Angaben immer leicht verschoben sind”, erklärt Noack. Gerade solche Kleinigkeiten fallen Personalern auf!
Wer sich so viel Mühe mit der korrekten Form gemacht hat, muss noch eine Klippe umschiffen: “Jobsuchende, die ihre Unterlagen per Email verschicken, sollten das unbedingt in Form einer PDF-Datei tun. Denn wer ein Word-Dokument versendet, muss damit rechnen, dass die Computereinstellungen des Empfängers das Layout ‘falsch’ wiedergeben”, betont Noack. Eine Umwandlung in eine PDF-Datei verhindert das. Denn diese kommt wirklich so an, wie sie den heimischen Computer verlassen hat!
(Veröffentlicht bei der Frankfurter Rundschau, Dezember 2012)
(Copyright 2012 by Anja Schreiber)
