Auf dem Schreibtisch stapelt sich das Papier, überall kleben Post-its und im E-Mail-Eingang warten Tausende von Mails darauf, endlich gelesen zu werden … bei vielen Berufstätigen sieht so der Arbeitsplatz aus. Das Chaos ist aber nicht nur ein optisches Problem: Viele sind ständig auf der Suche nach einem bestimmten Papier oder einer wichtigen Datei. So entsteht Stress.

Für wen dieser Artikel besonders interessant ist:

• Studierende, Berufseinsteiger, Berufserfahrene und Neustarter.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Wie Chaos entsteht und warum es schadet.
• Wie Sie auf dem Schreibtisch und im Computer Ordnung schaffen.
• Linkempfehlungen.

Ordnung halten auf dem Schreibtisch und im Computer

Die 40-jährige Mara Meyerjohann (Name von der Redaktion geändert) aus Berlin kennt das Stapelproblem aus ihrem Homeoffice. Die selbstständige Mediengestalterin bietet Dienstleistungen im Bereich Internet und Print an. „Mein Schreibtisch war lange Zeit komplett mit Unterlagen voll. Was dort keinen Platz mehr hatte, stapelte ich einfach auf dem Boden.“ Auch die Regale und Schränke waren vollgepackt mit Kundenmaterialien, Broschüren, Zeitschriften, Steuerunterlagen und selbst gemalten Bildern ihrer Kinder. Alles war wild durcheinander gewürfelt. Am Ende wusste sie selbst nicht mehr, was sich in den Schränken verbarg.

Immer wieder nahm sich Meyerjohann vor, an dieser Situation etwas zu ändern, schließlich kritisierte ihr Mann ständig den Zustand ihres Arbeitszimmers. „Aber ich kam einfach nicht dazu. Ich war ständig mit der Bearbeitung meiner aktuellen Aufträge beschäftigt. Natürlich beanspruchte mich auch die Erziehung unserer zwei kleinen Kinder.“ Außerdem glaubte die Mediengestalterin, dass sie die vielen Stapel gar nicht störten. Heute weiß sie es besser, nachdem sie sich professionelle Hilfe gesucht hat. „An einem leeren Schreibtisch arbeite ich viel leichter und strukturierter. Ich funktioniere einfach besser.“  Seit ihrer Ausmistaktion hält sie Ordnung und sortiert anfallende Unterlagen diszipliniert weg.

So funktioniert das große Reinemachen

Der Ausgangspunkt für das große Reinemachen war bei Mara Meyerjohann der dreiwöchige Online-Kurs „Leerer Schreibtisch, klarer Kopf“ der Berlinerin Katharina Vollus: „Ich habe wie vereinbart jeden Tag eine Stunde Zeit für das Ausmisten eingeplant. Doch dabei blieb es nicht. Ich kam richtig in den Flow. Innerhalb einer Woche füllte ich eine 240-Liter-Tonne mit Altpapier.“

Mit ihren Coaching und Kursen unterstützt Katharina Vollus in erster Linie Selbstständige und Solounternehmer, aber auch Wissenschaftler. „Viele Wissensarbeiter, die im Homeoffice tätig sind, haben Probleme mit der Ordnung.“ Dem Vorurteil, dass es sich bei diesen Menschen um Messies handelt, tritt sie entgegen. „Im Gegenteil: Meist sind diese Charaktere sogar Perfektionisten.“ Aber genau das sei ihr Problem: „Sie wollen nicht die Entscheidung treffen, sich von bestimmten Papieren zu trennen. Sie glauben, dass ihr Wissen in den gesammelten Unterlagen zu finden ist.“ Doch das sei falsch. „Das Wissen ist in uns selbst!“

Chaos beeinflusst die Arbeitsleistung negativ

Vollus weiß, wie sehr das Chaos auf dem Schreibtisch die Arbeitsleistung beeinflusst: „Viele Stapel demotivieren, sie ziehen runter und sind regelrechte Energieräuber. Wer zum Beispiel mit einem Kunden telefoniert und dabei auf Stapel von Unterlagen schaut, dem wird es nicht leicht fallen, klare Gedanken zu fassen.“ Das könne sich dann auch negativ auf die Telefonate auswirken. Andere Dinge im Büro lenken ebenfalls ab, zum Beispiel Post-its mit Handlungsaufforderungen. Wer diese im falsche Moment liest, kann Probleme mit seiner Konzentration bekommen.

Auch Business-Coach Hannelore Fritz aus Berlin kennt die Probleme, die chaotische Büros mit sich bringen: „Wer erst lange Stapel durchsuchen muss, der gerät in Stress und verliert die Kontrolle. So kann es passieren, dass er seine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen kann. Menschen, die ihre Unterlagen sofort bearbeiten oder  sortieren und dann weglegen, entlasten ihr Gehirn.“

Hängeordner sparen Zeit

Fritz empfiehlt Hängeordner: „Mit ihnen ist es leicht, einzelne Papiere einzuordnen, ohne sie lochen zu müssen. Das spart Zeit.“ Von Klarsichtordnern rät sie dagegen ab, weil der Blick schnell auf die Inhalte fallen kann und dies dann ablenkt.

Auch wenn es im Computer keine Papierstapel gibt, herrscht auch digital vielerorts Chaos. „Manche haben bis zu 3000 Mails in ihrem Posteingang. Da findet man natürlich kaum noch etwas“, erklärt Fritz. Deshalb empfiehlt sie, den Maileingang möglichst leer zu halten. „Filter können dabei helfen. Ich zum Beispiel filtere alle Mails von Xing gleich aus.“

Ordnung ins digitale Chaos bringen

Auch Holger Wöltje, Coach für digitales Zeitmanagement aus Bonn, rät den Mail-Posteingang leerzuhalten. “Legen Sie ihre Mails entweder in einer Ordnerstruktur oder einfach einem einzigen anderen Ordner ab und machen Sie sich mit der Suchfunktion vertraut.” Sein Tipp: Die Nutzer sollten alle Mails, bei denen eine spätere Bearbeitung erforderlich ist, in einem Wiedervorlage-System wie Outlook-Aufgaben im Blick behalten.

Vollus legt ihren Kunden einen Neubeginn ans Herz: „Räumen Sie den Schreibtisch radikal leer. Sammeln Sie alle Papierunterlagen auf einem Stapel. Alles andere wie etwa Stifte, Locher und Büroklammern packen Sie in eine Kiste.“ Dann sollte zunächst der Schreibtisch gesäubert werden.

Stapel auflösen

„In einem weiteren Schritt geht es darum, die Stapel in einzelne Kategorien wie etwa ,Wegwerfen‘, ,Delegieren‘, ,Aufgaben‘ oder ,Ablage‘ aufzuteilen“, so Vollus. Danach wird ein Ordner-System entworfen, bei dem jedes Dokument seinen Platz hat und sich wiederfinden lässt.

Fritz empfiehlt jedem, der sich nicht an ein vorgegebenes Ablage-System halten muss, sein eigenes zu kreieren.  Ihr Tipp: „Erstellen Sie ein Mindmap und führen sie dort die Ordner auf, die zu Ihrem Business passen wie etwa ,Akquise‘, ,Kunden‘, ,Projekte‘ oder ,Buchhaltung‘.” Für Teams sei es aber besser, ein einheitliches System zu haben, mit dem auch die Vertretung zurecht kommt.

Eindeutige Dateinamen helfen

Auch im Computer sollten sich Freiberufler und Solounternehmer eine Organisationsstruktur aufbauen, die sich leicht durchsuchen lässt. „Wichtig sind eindeutige Dateinamen, die ihren Inhalt genau erklären“, so Wöltje. „Wer sich mit der Suchfunktion vertraut macht, hat es deutlich leichter.” Jemand, der aber die Suchoptionen nicht kenne und Anfragen ungünstige formuliere, erhalte zu viele Treffer.

Ordnung halten leichtgemacht

Mit einer einmaligen Ausmistaktion ist es meist nicht getan. Deshalb plädiert Vollus für einen nachhaltigen Arbeitsablauf. Ihr Tipp: „Damit keine neuen Stapel entstehen, sollten Sie zum Beispiel Ihre Post direkt nach dem Öffnen sortieren. Fragen Sie sich, ob die einzelnen Briefe wichtig sind oder in den Müll gehören. Termine tragen Sie am besten gleich in den Terminkalender und Aufgaben in Ihre To-Do-Liste ein.“ So ein Vorgehen ist eine Anti-Stress-Routine. Denn wer sie praktiziert, braucht keine Angst mehr haben, etwas zu vergessen.

Ist ein Ablage-System erst einmal vorhanden, empfiehlt Fritz, einmal in der Woche tabula rasa auf dem Schreibtisch zu machen. „Am besten reservieren Sie sich dafür den Freitag. Dann fällt Ihnen auch der Wochenstart leichter.“

Fragen an Sie:

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Meine Linkempfehlungen:

• Mein Artikel “Zeitmanagement-Tipps: Wider die Zeitfresser im Berufsalltag”
• und mein Artikel “Selbstmanagement: So bekämpfen Sie Ihre E-Mailflut”
• Blog von Katharina Vollus zur Arbeitsumgebung und Selbstorganisation: ordnungsmentor.de/blog
• Gratis-Videokurs zum E-Mail-Management mit Outlook von Holger Wöltje: zeit-im-griff.de/outlook-2013

(Hauptartikel veröffentlicht in der Berliner Zeitung, Juni 2017)

(Copyright 2017 by Anja Schreiber)