Hunderte von Mails im Posteingang … wer so etwas nach dem Urlaub erlebt, für den endet die Erholung häufig gleich am ersten Arbeitstag. Der Bonner Zeitmanagement-Experte Holger Wöltje weiß Rat, wie es gar nicht erst so schlimm wird.
Für wen dieser Artikel besonders interessant ist:
- Auszubildende, Berufseinsteiger und Berufserfahrene.
Am Besten lässt sich die Mailflut steuern, wenn Berufstätige schon vor Beginn ihrer Ferien tätig werden: “Informieren Sie zwei Wochen vorher Ihre Kollegen, ab wann Sie in den Urlaub gehen. Schreiben Sie in dieser Zeit auch in Ihre Mails an Kunden und Geschäftspartner, bis wann Sie erreichbar sind”, empfiehlt Wöltje. Denn dann können sich die Ansprechpartner auf Ihre Abwesenheit einstellen. So lassen sich wichtige Fragen noch vor dem Urlaub klären.
In jedem Fall sollten Sie einen Autoresponder einrichten, der darüber informiert, wann Sie wieder zurück sind, ob die Mail bearbeitet wird und ob es in dringenden Fällen einen alternativen Ansprechpartner gibt. Wöltje: “Weisen Sie bei längeren Ferienzeiten den Adressaten darauf hin, dass diese Abwesenheitsnotiz nur einmal pro Person verschickt wird.” Oft vergessen das die Angeschriebenen und wundern sich, dass sie auf eine weitere Mail zwei Wochen später keine Antwort bekommen.
Einfach löschen: Vorsicht!
Im Urlaub gibt es dann ganz unterschiedliche Methoden, mit der Mailflut umzugehen: “Sie können Ihre Mails in den Ferien einfach liegen lassen und erst bearbeiten, sobald Sie wieder zurück sind. In Ausnahmenfällen wirkt die radikale Methode Wunder: Automatisch jede während Ihres Urlaubs eintreffende Mail löschen. Das ist natürlich ein Risiko”, weiß Wöltje. “Wichtig ist, dass Sie in Ihrem Autoresponder klar auf die Löschung der Mails hinweisen und eine Formulierung finden, die den Adressaten nicht vor den Kopf stößt.” Wöltjes Erfahrung nach können nur etwa drei Prozent der Arbeitnehmer diese Methode praktizieren – haben dann aber nach ihrer Rückkehr keine einzige neue Mail abzuarbeiten.
Eine andere angenehme Methode, sich seiner Mails zu entledigen, ist die Weiterleitung oder direkte Umleitung an einen Kollegen, der Sie vertritt. Sie können auch Ihren Posteingang für den Kollegen freigeben. Denn so kann er besser unterscheiden, welche Mail an ihn und welche an Sie gerichtet ist.
Das Mail-Checken im Urlaub beschränken
Natürlich haben Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, ihre Mails im Urlaub per Smartphone abzurufen. Wöltje empfiehlt allerdings, die Zeit dafür radikal zu beschränken: “Schauen Sie nur einmal am Tag für zehn Minuten in Ihre Mails und entscheiden Sie schnell, welche Sie löschen, in Ordner verschieben oder kurz beantworten wollen. Achten Sie aber darauf, dass Sie trotzdem abschalten und sich erholen können, sonst lassen Sie den Mailabruf im Urlaub lieber sein.” Der Vorteil dieser Methode: Die Mailflut nach dem Urlaub wird deutlich reduziert! Wer allerdings in seinem Autoresponder ankündigt, er werde seine Mails nicht lesen und dann doch antwortet, wirkt unglaubwürdig.
Doch auch wer seine Mails nicht in den Ferien abgerufen hat, schafft sich mit dem richtigen System schnell wieder Übersicht im Posteingang. “Zuerst sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Posteingang noch vor dem Urlaub leer ist”, rät Wöltje. Nach den Ferien helfen beim Sortieren zwei Methoden: Entweder gehen Sie chronologisch vor, wobei Sie die neuesten Mails als erste bearbeiten oder Sie sortieren nach Absendern. “Nach Absendern zu sortieren, hilft Ihnen, schnell den Großteil der Mails mit hoher Priorität zu finden: Post von Ihrer Chefin und den wichtigsten Kunden hat Vorrang!”
Internettipp:
Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, finden Sie viele detaillierte Tipps zum besseren Umgang mit E-Mail, Aufgaben und Terminen in einem Videokurs von Holger Wöltje, für den Sie sich kostenfrei anmelden können: www.zeit-im-griff.de/msol-videos
(Veröffentlicht bei GMX.de, August 2013)
(Copyright 2013 by Anja Schreiber)
