Ein fester Büroarbeitsplatz: Das ist längst nicht mehr die einzige Organisationsform in Unternehmen. Inzwischen haben sich neue Modelle etabliert wie das sogenannte Desk-Sharing oder das Arbeiten im Homeoffice. In einer immer mobileren Arbeitswelt wird auch der “Schreibtisch” mobil.
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Die 29-jährige Yvonne Graff hat zum Beispiel keinen festen Schreibtisch mehr. Sie arbeitet bei Drees & Sommer, einer Beratungs- und Projektmanagementfirma für Immobilienprojekte. 50 Prozent ihrer Arbeitszeit ist sie bei Kunden, zehn Prozent verbringt sie im Homeoffice und 40 Prozent am Firmenstandort in Vaihingen … und auch dort wechselt sie je nach Bedarf den Schreibtisch.
Drees & Sommer hat das Desk-Sharing-Modell in seiner Zentrale eingeführt. “2010 entstand die Idee, die damals üblichen Kombibüros abzuschaffen”, erklärt Thomas Jaißle, Partner und Geschäftsführer bei Drees & Sommer. “Wir befragten unsere Mitarbeiter – vom Ingenieur über die Assistentin bis hin zum Praktikanten – nach den Anforderungen ihres Arbeitsplatzes und entwickelten daraufhin unsere verschiedene Module.” Deutlich wurde dabei, dass die bisherigen Büroplätze teilweise Kompromisse waren und weder konzentriertes Nachdenken über ein Thema noch Kommunikation untereinander optimal unterstützten.
Das Desk-Sharing beseitigt dieses Problem, weil es für die verschiedensten Arbeitsphasen unterschiedliche Räume anbietet. So können sich Mitarbeiter den Arbeitsplatz aussuchen, der ihrem aktuellen Bedarf entspricht. “Wer ungestört telefonieren muss, kann in ein Einzelbüro gehen”, erklärt Jaißle. Diese geräuscharmen Silent Rooms bieten sich auch für besonders konzentrierte Arbeit an. Wer dagegen den Austausch mit seinen Kollegen sucht, kann den sogenannten “Marketplace” aufsuchen …ein unter anderem mit einer Loungeecke, Kaffeeküche, Alkoven und Stehtischen eingerichteter Ort, der zur Kommunikation einlädt, oder sich einen Platz im offenen Raum des Business Club suchen.
Die Mitarbeiter von Drees & Sommer in den Oberen Waldplätzen 13 und den Unteren Waldplätzen 37 in Stuttgart sind also nicht mehr an einen bestimmten Schreibtisch gebunden, sondern entscheiden frei, wo das Arbeiten für sie Sinn macht. Sie brauchen lediglich ihren Laptop anzuschließen und sich am Telefon anzumelden. So können sie an sonnigen Tagen auch im Innenhof sitzen und während der Arbeit das Wetter genießen. “Nur unsere Teamassistenten haben noch einen festen Arbeitsplatz”, berichtet Jaißle, der selbst genauso mobil arbeitet wie seine Mitarbeiter.
Überall Zugriff auf Unterlagen
Für Teambesprechungen hat Drees & Sommer ebenfalls flexible Lösungen geschaffen. Jaißle: “Gab es früher nur die Möglichkeit, Besprechungsräume nach Voranmeldung zu belegen – was immer mit einem gewissen Organisationsaufwand verbunden war, so haben wir jetzt Besprechungsräume mit gelben Stühlen, die Mitarbeiter für spontane Meetings nutzen können.”
Das Unternehmen ermöglicht seinen Angestellten aber nicht nur Flexibilität innerhalb des Standortes Stuttgart-Vaihingen, sondern auch darüber hinaus. Denn sie können ihre Arbeit zum Teil im Homeoffice erledigen. Dafür hat Drees & Sommer flexible Regelungen geschaffen: “Bei uns gibt keine Arbeitszeiterfassung, sondern eine Vertrauensarbeitszeit”, erklärt Jaißle. Wichtig sei ihm die Zufriedenheit der Kunden und seiner Angestellten. “Wir wollen die besten Mitarbeiter, deshalb bieten wir ihnen auch ein Umfeld, in dem sie sich wohlfühlen und Leistung erbringen können.”
Yvonne Graff entscheidet sich zum Beispiel dann für die Arbeit im Homeoffice, wenn sie den ganzen Tag bei Geschäftspartnern war. “Wenn ich bis 16 Uhr Besprechungen mit Kunden hatte, macht es keinen Sinn, nochmal nach Vaihingen zu fahren und womöglich im Stau zu stehen”, berichtet Graff. “Es ist viel ökonomischer, an so einem Tag noch einmal zwei bis drei Stunden zu Hause zu arbeiten anstatt eine Stunde davon im Auto zu verbringen.” Im Homeoffice protokolliert sie dann die Besprechungen, beantwortet Mails oder bereitet den nächsten Tag vor.
Auch wenn die Projektmanagerin die Chance hat, zu Hause zu arbeiten, bevorzugt sie doch die Arbeit am Standort Vaihingen: “Mir ist der direkte Austausch mit Kollegen wichtig. Deshalb bin ich lieber im Büro als im Homeoffice.” Dabei macht sie von allen Varianten Gebrauch, die ihr das Desk-Sharing bietet: Mal sitzt sie im ruhigen Einzelbüro, mal im offenen Business Club, um besser mit ihren Kollegen zu kommunizieren. “Besonders hilfreich finde ich die digitale Bürostruktur, die es mir überall möglich macht, auf meine Unterlagen zuzugreifen.”
Stefan Pfeiffer hat sein Büro in den eigenen vier Wänden. Der IBM-Marketing Manager für Social Business Europe nutzt wie die allermeisten Mitarbeiter von IBM die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Statt täglich nach Frankfurt zu fahren, arbeitet er von Darmstadt aus. “Es macht für mich keinen Sinn, ins Büro zu fahren, wenn ich dort keinen Kollegen treffe, weil sie alle unterwegs sind”, erklärt der überzeugte Heimarbeiter.
Kollegen sieht man bei der virtuellen Teamsitzung
“Ich bin ständig auf Konferenzen und reise durch Amerika, Europa oder Südafrika. Auch mein Team ist in ganz Europa verstreut”, berichtet Pfeiffer. “Selbst wenn ich wollte, würde ich niemanden von meinem Team im Frankfurter Büro treffen.” Stattdessen sieht er seine Kollegen und Teammitglieder auf Konferenzen weltweit und ist jeden Donnerstag um 16 Uhr mit ihnen zur virtuellen Teamsitzung verabredet. Er ist froh über die gewonnene Lebenszeit, die er nicht mit ständigen Fahrten nach Frankfurt verbringen muss. “Ich kann mir im Homeoffice meine Arbeit besser einteilen. So muss ich oft am Abend nach Amerika telefonieren. Dafür kann ich auch schon mal am Freitagmorgen etwas privates erldigen.” Samstag und Sonntag hält er sich meist von Arbeit frei. Bei Bedarf sitzt er aber auch am Wochenende im Homeoffice, zum Beispiel wenn er in Ruhe einen Artikel schreiben will.
Der soziale Kontakt am Arbeitsplatz fehlt ihm nicht, dafür sorgen zum Beispiel feste Sporttermine. “Per Facebook bin ich eigentlich immer in Kontakt mit Freunden und Kollegen. Die Timeline ersetzt bei mir die Teeküche im Unternehmen.”
Lesen Sie dazu auch den Artikel:
Der Schreibtisch des Mitarbeiters: Die Bühne des Arbeitnehmers
(Veröffentlicht in der Stuttgarter Zeitung, August 2014)
(Copyright 2014 by Anja Schreiber)
