Laufend eingehende Nachrichten auf dem Smartphone, allzu viele Meetings und die ständige Suche nach wichtigen Papieren: Ganz unterschiedliche Zeitfresser durchlöchern den Arbeitsalltag und verhindern, dass Berufstätige ihre eigentlichen Aufgaben effektiv erledigen können.

Für wen dieser Artikel besonders interessant ist:

• Berufserfahrene, Berufseinsteiger, Studierende und Sehnsüchtige.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Welche Zeitfresser den Berufsalltag bestimmen.
• Was Sie gegen diese Zeitfresser tun können.
• Tipps auf einem Blick.
• Linkempfehlungen.
• Literaturempfehlungen.

Der größte Zeitfresser ist Social Media

Die 33-jährige Poppy J. Anderson kennt das Problem. Die Schriftstellerin veröffentlicht in der Regel alle drei bis vier Monate ein neues Buch. Doch damit sie das auch schafft, braucht sie Zeit zum Schreiben … ohne Störung von außen. “Der größte Zeitfresser bei mir sind sicher die sozialen Medien, allem voran Facebook. Natürlich ist es toll, mit meinen Lesern direkt in Kontakt zu stehen. Aber Social Media schluckt viel Zeit.”

Außerdem ist die Liebesroman-Autorin, die als erste deutsche Selfpublisherin mehr als eine Million E-Books verkauft hat, in verschiedenen Facebook-Gruppen aktiv und mit vielen Menschen vernetzt. “Da kommen ständig interessante News rein. Und wenn ich Facebook schließe, erreichen mich die Nachrichten per Mail, SMS oder Whatsapp.”

Abschalten, um arbeiten zu können

Deshalb schreibt Anderson ihre Kapitel mit Vorliebe morgens früh oder abends, wenn die Flut von Nachrichten abgeklungen ist. So steht die Autorin manchmal schon um 6 Uhr auf und sitzt noch bis nachts um 2 Uhr am Computer. Außerdem nimmt sie sich regelmäßig Auszeiten, um ausschließlich zu schreiben. “Wie andere Kollegen auch nutze ich dafür Schreibwochen in Ferienhäusern – fern von zu Hause. Am meisten habe ich einmal an der Nordseeküste geschafft, als das WLAN ausgefallen war”, berichtet die Essenerin.

Auch Holger Wöltje, Autor und Trainer für elektronisches Zeitmanagement, weiß, dass gerade das Smartphone zum Zeitfresser werden kann. “Ich selbst stelle das Handy eigentlich immer auf stumm und schaue nur dann nach Mails, wenn es für mich passt. Facebook nutze ich nicht privat.” Auch über Whatsapp ist er nicht erreichbar, lediglich über SMS.

Apps helfen beim effektiven Arbeiten

“Jeder sollte sich beim Umgang mit Smartphone, Tablet und Computer fragen, was ihm wichtig ist und für wen er erreichbar sein möchte”, betont Wöltje. “Apps und Programme sollten uns helfen, intelligenter zu arbeiten, statt uns ständig abzulenken.”

Gerade die Zeitplanung via Smartphone und Computer sei ein guter Weg, Zeit zu sparen und gelassener zu arbeiten. “Der Nutzer kann alle seine Aktivitäten und Termine im Blick haben und sie sich bei Bedarf auf Wiedervorlage legen”, erklärt Wöltje. “Dann erinnern ihn die Programme automatisch.” Das schaffe Freiraum für wichtige Aufgaben und verhindere, dass Berufstätige in Stress kommen, weil sie Aufgaben übersehen.

Notizen leichter finden

Der Experte für elektronisches Zeitmanagement hat selbst die Erfahrung gemacht, dass die Technik das Finden von Notizen deutlich erleichtere. “OneNote ist zum Beispiel ein digitaler Notizblock, in dem man Texte, aber auch Fotos einbinden kann. Der Vorteil: Alle Notizen mehrerer Jahre sind immer in der Tasche dabei und im Volltext durchsuchbar:  Neue Einträge wandern sofort an die richtige Stelle.”

Suchaktionen als Zeitfresser

Jürgen Kurz, Ratgeberautor und auf Büroeffizienz spezialisierter Unternehmensberater weiß, wie kontraproduktiv im Berufsalltag das Suchen ist. 2013 hat sein Unternehmen gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig eine Arbeitseffizienzstudie durchgeführt. Ergebnis: Durchschnittlich verbringen Beschäftigte 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen. 6,5 Prozent entfallen dabei auf die Suche nach Papieren und weitere 6,5 Prozent auf die Suche nach Dateien im Computer.

Auch auf organisatorischer Seite im Unternehmen gibt es viele Zeitdiebe. Dr. Falk Richter, Wirtschaftspsychologe und Berater aus Dresden: “Häufig treten Mängel bei der Informationsübermittlung auf. Sie werden zum Arbeitshindernis und machen einen zusätzlichen zeitlichen Aufwand erforderlich.” Auch schlecht vorbereitete Meetings sind ein bedeutsamer Zeitfresser.

Meetings als Zeitfresser

“Im Mittel verbrachten die Teilnehmer unserer Studie 19 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen”, so Kurz. Dabei seien viele Meetings höchst ineffizient. Denn 40 Prozent des Besprochenen würde nicht umgesetzt. Kurz kommt insgesamt zu dem Ergebnis, dass der Arbeitszeitverlust durch ineffiziente Organisation durchschnittlich 25 Prozent betrage.

Die Berlinerin Hannelore Fritz kennt als Coach auch positive Beispiele für eine gelungene und effiziente Meetingkultur. “Es gibt Teams, die morgens gerade einmal zehn Minuten brauchen, um alle tagesaktuellen Fragen zu klären”, so die Trainerin, die Veränderungsprozesse in Unternehmen begleitet. Ihr Tipp: “Berufstätige sollten sich genau überlegen, ob sie zu jedem Meeting erscheinen müssen oder ob es beispielsweise reicht, ein Sitzungsprotokoll zu lesen.”

Mails als Zeitfresser

Ein besonders großer Zeitfresser sind Mails. “Durchschnittlich etwa zehn Stunden pro Arbeitswoche sind Mitarbeiter mit elektronischer Post beschäftigt. Häufig verschicken Beschäftigte diese, um sich abzusichern und Anerkennung zu bekommen”, erklärt Kurz. So werden viele Kollegen und Chefs ins CC gesetzt. Das Ergebnis: eine E-Mail-Flut! Auch Newsletter sind ein echtes Spam-Problem. Deshalb rät Kurz dazu, diese möglichst abzubestellen, wenn ihr Nutzen nicht hoch ist.

Holger Wöltje hat in Sachen digitaler Post einen weiteren Vorschlag: “Dutzende Mails an mehrere Personen bei der Dokumentbearbeitung lassen sich oft vermeiden, wenn Teammitglieder einen elektronischen Sharepoint nutzen. Dort liegen dann die Dokumente. Die Mitarbeiter können diese einsehen, ergänzen und nur bei Bedarf Status-Mails abonnieren, zum Beispiel einmal täglich für Änderungen.” Ein ständiges Hin- und Herschicken ist überflüssig. Diese Lösung erspart allen viel Zeit.

Mails dreimal am Tag bearbeiten

Die meisten Berufstätigen macht die große Menge an Mails mutlos. Sie schauen ständig in die Inbox und sichten die Eingänge, ohne diese zu bearbeiten. Doch das sei extrem ineffizient, erklärt Kurz. Sein Tipp: Sich zwei bis dreimal am Tag Zeit für die Erledigung der elektronischen Post nehmen! “In dieser Zeit sollten Mitarbeiter die Eingänge entweder sofort löschen, weiterleiten oder gleich bearbeiten. Jede schnell beantwortete Mail erspart oft mehrere Reminder.”

Wie sehr eingehende Mails Mitarbeiter unter Druck setzen, erlebt Fritz immer wieder: “Viele meinen, sie müssten unmittelbar reagieren und dürften keine Info verpassen, weil ihnen sonst Konsequenzen vonseiten des Chefs drohen.” Doch gerade diese Haltung führe dazu, dass wichtige Aufgaben nicht entschlossen abgearbeitet würden. “Dabei ist es gerade in solchen Situation notwendig, sich eine Übersicht zu verschaffen und zu planen.”

To-Do-Listen nutzen

Auch wenn Anderson Facebook, Nachrichten und Mails als Zeitfresser kennt, ist für sie das Zeitmanagement eigentlich kein Problem. Denn sonst wäre sie auch nicht in Lage gewesen, seit 2012 mehr als 20 Bücher zu publizieren. “Ich arbeite mit To-Do-Listen, die direkt an meinem Computer hängen.” Diese arbeitet sie konsequent ab und macht an jede erledigte Aufgabe ein Häkchen. “Solche Listen sind unglaublich wichtig. Denn in der Regel habe ich gleichzeitig verschiedene Baustellen wie die Buchmesse, eine E-Book-Veröffentlichung und ein Verlagsprojekt.” Jedes Projekt wiederum umfasst eine Vielzahl einzelner Handlungen. Durch ihre Aufstellung behält die studierte Geisteswissenschaftlerin den Überblick. Alle Aufgaben sortiert sie nach Prioritäten.

Fritz empfiehlt ihren Kunden ebenfalls das Führen von To-Do-Listen. “Da hat man alle Aufgaben im Blick und kann Erledigtes abhaken. Ob jemand dafür Zettel oder das Smartphone nutzt, ist gleichgültig … Hauptsache, es ist aus dem Kopf“, betont Fritz.

Zeitaufwand einschätzen und Prioritäten setzen

Richter rät bei der Planung des Arbeitsalltages, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen und dabei die richtigen Prioritäten zu setzen. “Für jemanden, der regelmaßig Zeitmanagemt betreibt, erscheinen mir 15 Minuten optimal, um den Tag zu planen. Am besten erledigen das Berufstätige am Vorabend für den kommenden Arbeitstag. Denn dann wissen sie schon, worin die Ziele für den nächsten Tag bestehen.” Der Psychologe empfiehlt, dabei auch zeitliche Puffer für Unerwartetes und Erholung einzuplanen.

Das macht auch Poppy Anderson so. Als Autorin hat sie zwar keine klassischen Arbeitszeiten und geschützte Pausen. Dennoch kommen bei ihr die Auszeiten nicht zu kurz. Nach einer Stunde konzentrierter Arbeit macht sie eine längere Pause, geht mit dem Hund spazieren oder kauft ein. “Auch mit Freunden unternehme ich regelmäßig etwas, gehe essen oder ins Kino.”

Tipps auf einen Blick:

• Überlegen Sie sich genau, wann Sie Social Media und Smartphone im Beruf nutzen. Denn es sind große Zeitfresser. Schaffen Sie sich Arbeitszeiten, bei denen Ihr Handy aus bleibt.
• Arbeiten Sie Ihre Mails gezielt ab, zum Beispiel zwei bis dreimal am Tag. Belassen Sie es nicht beim Lesen. Entscheiden Sie sofort, ob Sie die Eingänge löschen können oder bearbeiten müssen. Bedenken Sie, dass  schnell beantwortete Mails Ihnen Reminder ersparen.
• Überlegen Sie, wie Sie die Mailflut eindämmen. Suchen Sie nach Alternativen zum “CC”.
• Bedenken Sie, dass auch Meetings ausgesprochene Zeitfresser sind.  Fragen Sie sich deshalb, ob Sie zu jeder Besprechung erscheinen müssen oder ob es beispielsweise reicht, ein Sitzungsprotokoll zu lesen.
• Nutzen Sie To-Do-Listen, die  Sie konsequent abarbeiten. Machen Sie an jede erledigte Aufgabe ein Häkchen.
• Versuchen Sie bei der täglichen Arbeitsplanung, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen und Prioritäten zu setzen. Planen Sie Pufferzeiten für Unvorhersehbares ein.

Fragen an Sie:

Ich freue mich, dass Sie diesen Artikel gelesen haben! Jetzt möchte ich Ihnen ein paar Fragen stellen:

• Welche Zeitfresser kennen Sie?
• Welche Zeitmanagement-Methoden nutzen Sie?
• Welche Tipps würden Sie Anderen geben?
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Meine Literaturempfehlungen:

• Lothar Seiwert, Holger Wöltje, Christian Obermayr: Zeitmanagement mit Microsoft Outlook.(Versionen 2003 bis 2013) (Microsoft Press 2013, 242 Seiten)
• Jürgen Kurz: Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos. (Gabal Verlag 2014, 128 Seiten)

Meine Linkempfehlungen:

• Artikel zum E-Mail-Management: blog.anjaschreiber.de/so-bekampfen-sie-ihre-e-mailflut
• Jürgen Kurz: www.buero-kaizen.de
• Infos über Selbst- und Zeitmanagement von Dr. Falk Richter unter: www.falk-richter-beratung.de/_selbstmanagement_zeitmanagement.htm
• Hannelore Fritz: www.fritzcoaching.de
• Holger Wöltje: www.zeit-im-griff.de
• Poppy J. Anderson: poppyjanderson.de

(Hauptartikel veröffentlicht in der Berliner Zeitung, März 2016)

(Copyright 2016 by Anja Schreiber)