Störungen im Hintergrund und die Aufmerksamkeit im Sturzflug: Telefon- und Videokonferenzen haben ihre Tücken. Dabei sind sie im beruflichen Alltag oft die Alternative zum Meeting vor Ort. Denn sie sparen Kosten und Zeit. Um aber erfolgreich zu sein, müssen sich die Teilnehmer disziplinieren.

Für wen dieser Artikel besonders interessant ist:

• Berufseinsteiger und Berufserfahrene

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was Sie über Telefon- und Videokonferenzen wissen sollten.
  
• Wie Sie sich gut vorbereiten.
• Welche Knigge-Regeln bei Telkos gelten.
• Linkempfehlungen.

So verhalten Sie sich richtig bei einer Konferenz via Telefon oder Video

„Telefonkonferenzen sind eine Herausforderung, weil in ihnen alles Visuelle fehlt“, erklärt die Stimmtrainerin und Wirtschaftsmediatorin Manuela Stamm aus Hohen Neuendorf bei Berlin. „Man sieht nicht den Gesichtsausdruck der Anderen.“ Wer sich in eine „Telko“ einwählt, hört oft nur einen Ton, weiß aber nicht, wer sonst schon da ist. So empfinden viele Beteiligte das Warten in diesem virtuellen Raum als deutlich unangenehmer als in einem realen Zimmer.

„Außerdem fällt der Smalltalk weg. Meist gehen die Teilnehmer gleich in medias res. Es gibt keine weiche Kommunikation und wenig Scherze“, ergänzt Elisabeth Bonneau, Kommunikationstrainerin aus Freiburg.

Nebengeräusche erleben die allermeisten als besonders störend. „Während es im Meeting normal ist, Wasser oder Kaffee zu trinken und einen Keks zu knabbern, lenkt das am Telefon ab“, so Stamm. Die Trainerin hat selbst schon Konferenzen erlebt, bei der sich ein Teilnehmer zum Beispiel einen Tee zubereitete. „So hörte ich plötzlich einen Wasserhahn laufen und das Geräusch des Wasserkochers. Das ist natürlich total unhöflich.“

Nebengeräusche stören

Schon kleine akustische Ablenkungen wirken sich in einer Telefonkonferenz ungünstig aus. „Viele benutzen während des Meeting ihr Laptop und tippen“, erklärt Stamm. „Diese Tippgeräusche sind ebenfalls sehr störend.“

Auch bei der Videokonferenz gibt es solche Störeffekte. „Es macht einfach keinen professionellen Eindruck, wenn bei einer beruflichen Besprechung der Partner mit der Zahnbürste im Mund durch das Zimmer läuft“, betont Stamm. „Auch Kinder und Haustiere sollten nicht im Hintergrund zu hören sein.“

Abgelenkte Teilnehmer

Der Berliner Kommunikationscoach Karsten Noack weiß ebenfalls, was bei einer Telefonkonferenz alles schiefgehen kann: „Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Handy.“ Selbst wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. „Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.“

Gerade, weil Telkos die Teilnehmer vor große Herausforderungen stellen, ist es wichtig, diese professionell zu leiten. „Grundsätzlich hat derjenige, der zur Konferenz einlädt, die Aufgabe, diese auch zu leiten“, erklärt Josef W. Seifert, Geschäftsführer von Moderatio, einem Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Pörnbach bei Ingolstadt. „Er muss die Gesprächsbeiträge ordnen und dafür sorgen, dass sich alle beteiligen.“

Moderation ist besonders wichtig

Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Pflichten des Moderators. „Wenn die Teilnehmer sich nicht kennen, aber die gleiche Stimmlage haben, ist es wichtig, dass trotzdem jeder weiß, wer spricht“, erklärt Bonneau. Deshalb rät sie der Leitung, immer kenntlich zu machen, wer gerade das Wort hat. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter.

Stamm ergänzt: „Es sollte immer transparent sein, ob einige Teilnehmer die Konferenz früher verlassen oder später dazu kommen.“ Es ist dann die Aufgabe des Moderators, die anderen Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren.

Auf die Vorbereitung kommt es an

Seifert weiß, dass bei einer Telefonkonferenz die stillen Teilnehmer meist untergehen. Zur Moderation gehört es aber, die Meinung auch dieser Gesprächspartner einzuholen. „Macht man das nicht, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die Stillen beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.“ Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. „Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen“, so Seifert.

Da die Aufmerksamkeitsspanne am Telefon geringer ist als bei Treffen vor Ort, empfiehlt Stamm, nicht länger als eine Stunde zu konferieren. An diese Zeitvorgabe müssen sich dann alle halten. „Außerdem sollten an der Konferenz höchstens vier bis fünf Personen beteiligt sein.“

Auf den Hintergrund achten

Neben der inhaltlichen Vorbereitung, wie sie zu jedem Meeting gehört, kommt bei Telefon- und Videokonferenzen noch die Suche nach der passenden Umgebung dazu. „Der Raum muss unbedingt ruhig sein“, betont Noack. „Störungen durch andere Mitarbeiter sind zu vermeiden. Natürlich sollten sich alle vorher mit der Technik beschäftigt haben, damit diese nicht ebenfalls zum Störfaktor wird.“ Denn der Coach hat die Erfahrung gemacht, dass es fast immer Teilnehmer gibt, die an der Technologie scheitern.

Bei Meetings via Video gilt es zudem, auf den visuellen Hintergrund zu achten: „Wenn die Webcam zum Beispiel die eigene Wohnung zeigt, sollten sich die betreffenden Teilnehmer vorher fragen, ob dieser Einblick zu ihrem Business passt oder zu privat ist“, betont Stamm.

Die Stimme spielt eine wichtige Rolle

Für den Erfolg einer Konferenz ist entscheidend, dass sich die Beteiligten stets der besonderen akustischen Herausforderung bewusst sind. „So ist es sinnvoll, langsam und deutlich zu sprechen“, so Stamm. Genuschel verstehen die Gesprächspartner genauso wenig wie einen Redebeitrag, den ein Teilnehmer mit einer Hand vor dem Mund vorträgt, so Bonneau.

Auch wenn niemand am Telefon einen optischen Eindruck vom Gegenüber bekommt, teilt sich dennoch überraschend viel über die Stimme mit: „Wer in Jogginghose mit den Füßen auf dem Schreibtisch telefoniert, spricht anders als jemand, der in Businesskleidung korrekt auf einem Stuhl sitzt“, berichtet Bonneau. Diese Tatsache sollten Teilnehmer nicht unterschätzen.

Auf Knigge-Regeln achten

Um das Gespräch nicht zu stören, sollten sich alle Beteiligten diszipliniert verhalten. Essen und Trinken sind zum Beispiel in einer Telefonkonferenz unerwünscht. Pünktlichkeit ist dagegen noch wichtiger als bei einem persönlichen Treffen.

Auch bei Videokonferenzen gibt es besondere Benimmregeln: „Auf jeden Fall gehören die Finger während des Meetings nicht ins Gesicht“, erklärt Noack. Auch wenn es in vielen Branchen immer legerer zugeht, empfiehlt er, auf das Selbstmarketing zu achten. „Teilnehmer sollten sich so präsentieren, wie sie gerne gesehen werden wollen.“

Die Wirtschaftsmediatorin Stamm rät zudem, die Position der Webcam zu beachten. „Am Besten stellt man das Laptop höher. Sonst wird man schräg von unten gefilmt. Das sieht in der Regel unvorteilhaft aus.“ Sie regt außerdem an, nicht auf die eingeblendeten Gesprächspartner zu schauen, sondern direkt in die Kamera zu blicken.  „Mit den Händen sollten niemand zu wild gestikulieren.“ Das wirkt oft irritierend.

Der digitale Workshop als Zukunftsmodell

„Auch wenn die meisten Unternehmen heute noch Telefonkonferenzen einberufen, liegt die Zukunft im digitalen Workshop“, betont Seifert. „Solch eine Softwarelösung ermöglicht das kooperative Arbeiten … egal, ob die Teilnehmer an einem Ort sind oder sich virtuell vernetzen.“ Damit lassen sich nicht nur Daten und Fakten präsentieren, sondern auch Maßnahmen planen und Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Inzwischen ist es möglich, digitale Workshops und Videokonferenzen miteinander zu kombinieren. Die Videokonferenz allein bringt die Vorteile des gemeinsamen webbasierten Arbeitens leider nicht mit sich. „Die Gesprächspartner sehen lediglich, wie ihr Gegenüber aussieht“, erklärt Seifert. „Und das klappt auch nur dort, wo das Internet schnell genug ist.“

Fragen an Sie:

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Meine Linkempfehlungen:

• Richtig gut präsentieren im Beruf: Vorbereitung und Strategie zählen: blog.anjaschreiber.de/richtig-gut-praesentieren-im-beruf-vorbereitung-und-strategie-zaehlen
• Elisabeth Bonneau: www.bonneau.de
• Karsten Noack: www.karstennoack.de
• Josef W. Seifert: www.moderation.com
• Manuela Stamm: www.manuela-stamm.de

(Hauptartikel veröffentlicht in der Berliner Zeitung, Februar 2017)

(Copyright 2017 by Anja Schreiber)