Die Urlaubszeit naht und mit ihr die Erwartung auf ein paar erholsame Tage weitab vom Berufsalltag. Wenn Mitarbeiter ihre Abwesenheit gut vorbereiten, bleibt ihnen am Ende der Ferien auch viel Stress und Chaos am Arbeitsplatz erspart.
Für wen dieser Artikel besonders interessant ist:
- Berufseinsteiger und Berufserfahrene.
Grundsätzlich gilt: Je besser ein Arbeitnehmer seine Urlaubsvertretung einarbeitet, desto weniger Gründe gibt es, ihn im Urlaub zu stören, desto einfacher wird für ihn auch die Rückkehr. Deshalb empfehlen Experten eine sorgfältige und vorausschauende Planung: „Beginnen Sie frühzeitig Ihre Urlaubsvertretung vorzubereiten. Am besten planen Sie dafür so viele Wochen ein, wie Sie Ferien machen“, empfiehlt Karrierecoach Nora Nägele aus Stuttgart. Sie rät Mitarbeitern, sich als erstes einen Überblick über die Arbeiten zu verschaffen, die entweder noch vor dem Urlaub zu erledigen sind oder der Vertretung übergeben werden müssen. Ein paar Fragen können dabei helfen: Was steht in nächster Zeit an? Was kann ich vorher abarbeiten? Was müssen andere in meiner Abwesenheit erledigen? Was kann ich delegieren? Was kann liegen bleiben? „Am besten notieren Sie sich die Antworten auf all diesen Fragen auf eine Checkliste und arbeiten diese dann in den Wochen vor dem Urlaub ab.“ Ihr Tipp: Versehen Sie jeden Vorgang mit einem Namen und vermerken Sie kurz schriftlich, was zu erledigen ist. Dabei ist es auch sinnvoll, sich verschiedene Szenarien und Probleme sowie ihre Lösung zu überlegen.
Checklisten anlegen
„Am besten ist es, wenn Sie sich für diese Checklisten-Vorbereitung täglich zehn bis fünfzehn Minuten Zeit nehmen“, rät Nagele. Dabei ist es vorteilhaft, die Liste immer griffbereit zu haben, um spontan entstehende Gedanken notieren zu können. „Wenn Sie das tun, sind Sie kurz vor Beginn des Urlaubs nicht darauf angewiesen, dass Ihnen dann alle relevanten Dinge auch wirklich einfallen.“
Zu den wichtigen Überlegungen gehört auch die Frage: Wer vertritt mich? Ist einer für alles zuständig oder übernehmen mehrere Kollegen unterschiedliche Aufgaben? An wen werden meine Mails weitergeleitet? Wer übernimmt meine Anrufe? „Machen Sie für all diese Kollegen eine Checkliste mit Informationen, die sie brauchen, um laufende Vorgänge und Projekte bearbeiten zu können“, empfiehlt Hannelore Fritz, Work-Life-Balance-Coach aus Berlin. Sie weiß, dass gerade schriftliche Notizen für die Vertretung wichtig sind, damit diese im Zweifelsfall nachlesen kann, was gemacht werden muss und wo was zu finden ist. „Eine solche Liste sollte auch über Routineaufgaben informieren. So könnte es zum Beispiel für eine Sekretärin relevant sein, wann sie die Blumen zu gießen hat oder wie der Chef seinen Kaffee liebt“, betont Fritz.
Eines ist auf jeden Fall tabu: Dem Kollegen Akten vor die Nase zu knallen und dann darauf zu hoffen, er werde die Sache schon richten. „Bitte überlegen Sie genau, was Ihre Kollegen tun sollen und was Sie selbst erledigen können. Belasten Sie ihn nicht mit unnötigen Aufgaben. Schließlich hat er meist noch andere Dinge zu tun als Sie zu vertreten“, betont Nägele. Deshalb rät sie auch, den Kollegen möglichst viel Aufgaben abzunehmen. „Fragen Sie sich zum Beispiel, welche Ihrer Emails Ihr Kollege bearbeiten muss und welche Sie ausfiltern können. So muss Ihr Vertreter nicht unbedingt jeden Newsletter lesen.“
Sortfältige Formulierung des Autoresponders
Fritz empfiehlt auch bei der Formulierung des Autoresponders Sorgfalt walten zu lassen. Denn auch dadurch kann unnötige Arbeit für die daheimgebliebenen Kollegen und Unmut bei den Geschäftspartnern vermieden werden: „Schreiben Sie detailliert auf, wer der Sie vertretende Ansprechpartner ist. Teilen Sie seine Kontaktdaten und seine Position im Unternehmen mit.“
Werner Schienle, Geschäftsführer der CCC Creative Communication Consult und Spezialist für Konfliktmanagement, empfiehlt, den Autorespondertext mit der Vertretung abzustimmen: „So signalisieren Sie Ihrem Kollegen, das Sie auch in seinem Sinne handeln wollen.“ Gerade dieses Verhalten vermeide Konflikte. Noch wichtiger als kurzfristige Kooperationswilligkeit sei allerdings eine langfristige Beziehungspflege unter den Mitarbeitern: „Ein gutes Verhältnis zu den Kollegen führt meist zu einer engagierteren Urlaubsvertretung.“
Wer rechtzeitig mit der Vorbereitung begonnen hat, sollte am letzten Tag vor dem Urlaub gar nicht mehr groß in Stress geraten. „Betrachten Sie den letzten Tag als Ausklang und bleiben Sie nicht bis abends um zehn Uhr im Büro”, erklärt Fritz. “Packen Sie ihn auch nicht unnötig mit Terminen voll, sondern verabschieden Sie sich nett von Ihren Kollegen.“
Erreichbarkeit im Urlaub: Absprache sinnvoll
Oft genug bleibt allerdings ein Problem: Einige Beschäftigte – gerade in führenden Positionen – müssen auch im Urlaub erreichbar sein. „Um Konflikte und Probleme zu vermeiden ist es das beste, schon vorher abzusprechen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme notwendig ist“, betont Schienle. Er rät, die Dringlichkeit zu definieren und eine Liste aufzustellen, bei welcher Dringlichkeit eine Kontaktaufnahme per Mail oder Handy erfolgen soll.
Und noch ein Tipp von Schienle: „Denken Sie auch im Urlaub an die daheimgebliebenen Kollegen, die jetzt Ihre Arbeit tun und schreiben Sie ihnen eine Ansichtskarte. Auch damit schaffen Sie eine gute Stimmung.“
Ist der Urlaub dann vorbei, wird sich die gute Vorbereitung auszahlen. Denn die Kollegen wurden vom Urlauber instruiert und konnten so in seinem Sinne handeln. Allerdings kann natürlich trotzdem etwas daneben gehen. In diesem Fall rät Schienle: „Seien Sie tolerant gegenüber den Fehlern Ihrer Vertretung! Es ist ganz natürlich, dass in Ihrer Abwesenheit auch mal etwas nicht so optimal läuft. Sehen Sie nicht nur die Schwächen Ihres Vertreters, sondern erkennen Sie auch an, was gut gelaufen ist. Loben Sie ihn und danken Sie ihm dafür. “
(veröffentlicht in der Stuttgarter Zeitung im Juli 2010)
(Copyright 2010 by Anja Schreiber)
