Als Mitarbeiter Führungsstärke zeigen: So führen Sie Ihren Vorgesetzten!

Nicht immer ist der Chef der Boss im Büro. Auch Mitarbeiter haben ihre Mittel, den Vorgesetzten in die gewünschten Bahnen zu lenken. Dafür bedarf es lediglich einiger kleiner (legaler) Tricks.

Wie Sie Ihren Vorgesetzten führen.
Wie Sie Ihren Vorgesetzten führen.

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  • Auszubildende, Berufseinsteiger und Berufserfahrene.

Thomas M. (Name von der Reaktion geändert) hat es geschafft, seinen Chef zu führen: Der zielstrebige Mittdreißiger hielt sich nicht lange damit auf, über seinen Vorgesetzten zu klagen, sondern drehte als Referent bei einem Weiterbildungsträger den Spieß um. Doch davor stand eine Leidensgeschichte: „Mein Boss hatte zwei große Fehler: Erstens war er fachlich inkompetent, zweitens neigte er dazu, dies durch ausufernde Redebeiträge zu kompensieren“, berichtet der straight wirkende Akademiker. Deshalb blieb auch viel Arbeit liegen und die Kunden beschwerten sich … und das, obgleich Thomas M. bis spät in den Abend hinein gearbeitet hat. Grund dafür waren unter anderem stundenlange und inhaltsleere Besprechungen.

„Der traurige Höhepunkt war erreicht, als mein Chef dazu überging, mich nachts aus dem Bett zu klingeln, um mich zu „bitten“, bis zum nächsten Morgen kurzfristig bestimmte Aufträge zu übernehmen.“ Nachdem M. einige Wochen mühsam durchgehalten hatte und an den Rand seiner Leistungsfähigkeit angelangt war, kam ihm eine zündende Idee: Der psychologisch versierte Referent bat seinen Vorgesetzten um ein Gespräch, was er sonst immer vermieden hatte und lenkte seine Aufmerksamkeit auf ein für den Vorgesetzten neues Thema: Die Kooperationen mit verschiedenen Behörden, Ämtern und Agenturen. Der Chef war begeistert. Er glaubte, dort finanzielle Unterstützung zu finden. Und so war er täglich mehrere Stunden beschäftigt, Kontakte zu pflegen oder Finanzierungsmöglichkeiten aufzutun. „Da er so selbst keine Zeit mehr für seine eigentliche Arbeit hatte, konnte ich ihm „selbstlos“ bestimmte Leitungsaufgaben „abnehmen“. Das hat er auch mitgemacht, weil ihm sein neues Arbeitsfeld wichtiger erschien“, berichtet der agile Typ im Business-Outfit. Das war die schönste Zeit für M. und seine Kollegen … denn endlich kamen sie dazu, ihre ganz „normale“ Alltagsarbeit zu erledigen.

Die Unzufriedenheit mit dem Chef

Der Wunsch, den Vorgesetzten zu führen, hängt meist mit der eigenen Unzufriedenheit über dessen Führungsstil zusammen. Und die ist beträchtlich: Nach einer Untersuchung der Ruhr-Universität Bochum von 2009 ist der Chef sogar der häufigste Kündigungsgrund für Arbeitnehmer. Danach sind nur 20 Prozent der Befragten mit ihrem Vorgesetzten zufrieden. 56 Prozent benoteten ihren Boss im unteren Drittel. 23 Prozent geben ihrem Chef sogar die schlechteste mögliche Bewertung!

Das beste Mittel gegen diese Unzufriedenheit ist, selbst aktiv zu werden. Dies wird zunehmend wichtiger. „Die Arbeitsverhältnisse der heutigen Zeit sind ja wesentlich kurzfristiger ausgelegt als es zum Beispiel noch vor gut zehn Jahren der Fall war. Hatte man früher ausreichend Zeit, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen, so müssen heute schon besondere Tricks angewandt werden, um protegiert zu werden“, berichtet Karrierecoach und Autor Dr. Manuel Tusch.Grundsätzlich gilt: Je kritischer die aktuelle wirtschaftliche Situation, desto wichtiger ist eine gute Beziehung zum Boss, betont Tusch.

Eine gute Beziehung aufbauen

Um aber eine gute Beziehung zum Chef aufzubauen, müssen Mitarbeiter raus aus der Deckung. Sie sollten selbst das Gespräch mit dem Chef suchen. Berichten Sie zum Beispiel Ihrem Chef von Ihren gelungen Projekten. Stellen Sie ihm Ihre Arbeitsergebnisse vor. „Wenn Sie eine Fortbildung wünschen oder eine andere Aufgabe erledigen möchten, sollten Sie das Ihrem Chef auch sagen. Woher soll er das denn sonst wissen?“, betont Dr. Christiane Drühe-Wienholt, Buchautorin und Coach. „Fragen Sie Ihren Chef, wie er Sie sieht.“ Wer dann diese Einschätzung des Chefs aufnimmt und als Argumentation nutzt, um eigene Vorstellungen umzusetzen, hat gute Karten für ihre Verwirklichung.

Damit Ihr Chef für Ihre Wünsche und Ideen offen ist, sollte das zwischenmenschliche Klima zwischen Ihnen beiden stimmen: „Nehmen Sie die Aufträge Ihres Chefs ohne Widerwillen an. Diskutieren Sie nicht!“, so Drühe-Wienholt. Seien Sie also nicht ein Problem, sondern ein Problemlöser. Tauchen zum Beispiel im Arbeitsablauf Schwierigkeiten auf, sollte Sie nicht vom Chef Hilfe erwarten, sondern schon selbst einen Lösungsvorschlag parat haben. Das hat viele Vorteile: Sie helfen Ihrem Chef und der wird deshalb in Zukunft bereitwilliger auf Ihre Anliegen und Vorschläge eingehen.

Den Vorgesetzten verstehen

Dr. Volker Kitz, Coach und gemeinsam mit Dr. Manuel Tusch Autor des Buches „Ohne Chef ist auch keine Lösung“, empfiehlt, sich in den Chef hineinzuversetzen: „Was sind seine Bedürfnisse? Ist er ein Choleriker oder ein Angsthase? Verhalten Sie sich entsprechend! Bedienen Sie seine Bedürfnisse.“

Hat Ihr Boss zum Beispiel ein Fable für Zahlen und Fakten, sollten Sie ihm in Ihrer Argumentation Zahlenmaterial liefern. Liebt Ihr Chef dagegen ausufernde Diskussionen, diskutieren Sie mit ihm die Themen, die er mag und bei denen er sich gut auskennt. In jedem Fall müssen Sie Ihren Chef ernst nehmen und ihm Respekt zeigen. „Wertschätzung vermitteln Sie ihm am ehesten, indem Sie ihm geduldig zuhören“, betont Kitz. „Fassen Sie ab und zu seine Aussagen zusammen oder rückversichern Sie sich zum Beispiel mit den Worten „Verstehe ich Sie richtig…?“ So vermitteln Mitarbeiter ihrem Vorgesetzten ein gutes Gefühl. Das wirkt sich positiv auf die Bereitschaft Ihres Chefs aus, das für Sie zu tun, was Sie wollen!

Tusch empfiehlt, in Meetings auf die nonverbalen Ebene zu wechseln: „Schauen Sie Ihren Boss an, nicken Sie ihm ab und zu bekräftigend zu … aber immer wohldosiert, damit es nicht manipulativ wirkt. So signalisieren Sie ihm, dass Sie seiner Ansicht sind.“

Wer so handelt, muss natürlich aufpassen, dass er nicht als Schleimer wahrgenommen wird. Deshalb rät Kitz: „Ihre Kollegen sollten nicht alles mitbekommen. Behalten Sie Ihre Strategien schön für sich.“ Um nicht zu schleimig zu wirken ist es hilfreich, hin und wieder Diskussionen zu konstruieren: „Widersprechen Sie auch mal Ihrem Chef … aber nur in den Punkten, von denen Sie wissen, dass Sie Ihrem Chef nicht allzu viel bedeuten!“ Wer so handelt, verdeutlicht seinem Vorgesetzten, dass er zur Kritik fähig ist. Auch das fördert Vertrauen.
Den Chef führen: Das können Mitarbeiter aber auch, indem sie ihm klare Grenzen zeigen und eben nicht alles mitmachen. Drühe-Wienholt: „In den meisten Jobs ist es gar nicht nötig, ständig in Handybereitschaft für den Chef zu sein. Ruft Ihr Boss Sie trotzdem ständig spätabends noch an, sollten Sie sich ernsthaft überlegen, das Handy auszuschalten.“ Der Chef wird sich daran gewöhnen und nicht weiter versuchen, Sie rund um die Uhr zu erreichen.

Literaturtipps:
Christiane Drühe-Wienholt: Endlich frustfrei! Chefs erfolgreich führen. Die besten Tricks für harte Fälle, Göttingen 2007, 21,80 Euro, ISBN-13: 978-3-938358-42-9
Dr. Christiane Drühe-Wienholt bietet Trainings und Coaching zum Thema „Führung von unten“ an: www.strategisches-coaching.de
Volker Kitz, Manuel Tusch: Ohne Chef ist auch keine Lösung, Frankfurt/Main 2009, 19,90 Euro, ISBN: 978-3-593-38789-5
Dr. Manuel Tusch und Dr. Volker Kitz bieten Coaching zum Thema „Führung von unten“ an: www.kitz-tusch.com

(Veröffentlicht in Berliner Akzente, Januar 2011)

(Copyright 2011 by Anja Schreiber)

Selbstmanagement: Die hohe Kunst des „Nein-Sagens“

Ihr Chef überhäuft Sie mit Arbeit? Ihre Kollegen bitten Sie ständig um Hilfe, so dass Sie gar nicht mehr zu der Erledigung Ihrer eigenen Aufgaben kommen? Wenn das der Fall sein sollte, ist es höchste Zeit, die Kunst des Nein-Sagens zu praktizieren. Dr. Matthias Nöllke, Buchautor zu Rhetorik- und Management-Themen, weiß, wie es geht.

Wie Sie es lernen, Nein zu sagen.
Wie Sie es lernen, Nein zu sagen.

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„Wenn das Verhältnis zwischen Geben und Nehmen unter den Kollegen nicht mehr stimmt und Sie ständig anderen helfen, ohne dass Ihnen jemand hin und wieder unter die Arme greift, dann sollten Sie lernen Nein zu sagen“, betont Nöllke. Ein „Nein“ ist auch dann angebracht, wenn Mitarbeiter ihren eigentlichen Aufgaben durch die Hilfeleistung für andere nicht mehr nachkommen können. Übrigens sollten sie gegenüber ihren Kollegen nicht ausführlich rechtfertigen, warum sie nicht helfen. Denn sonst tappen sie in die Falle, immer eine gute Begründung für ihr „Nein“ finden zu müssen.

Die Angst vor dem „Nein“

Viele Ja-Sager haben Angst, es sich mit einem „Nein“ bei ihren Kollegen zu verscherzen. Aber viel schlimmer ist es, eine einmal gegebene Zusage wieder revidieren zu müssen. Damit machen sie sich viel eher unbeliebt. Deshalb rät Nöllke: „Sagen Sie nicht einfach Ja, sondern erkundigen Sie sich, wie groß der Arbeitsumfang der Hilfeleistung wirklich sein wird.“ Also Vorsicht vor allzu schnellen Zusagen! Besser ist es, sich Bedenkzeit auszubitten.

Hat sich ein Mitarbeiter entschlossen, „Nein“ zu sagen, dann sollte er das natürlich in einem sachlichen und freundlichen Ton tun. Völlig kontraproduktiv wäre es, gegenüber dem Hilfesuchenden pampig zu werden. Er kann schließlich nicht unbedingt wissen, wie eingespannt Sie wirklich sind. Deshalb ist eine höfliche Frage auch höflich zu beantworten.

Nachfragen beim Chef

Die Arbeitsanweisungen und Bitten des Chefs sind natürlich anders zu behandeln als die der Kollegen. Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer die Verpflichtung, den Anweisungen seines Vorgesetzten Folge zu leisten. Doch auch hier kann das bloße Abnicken Probleme eher vergrößern als lösen: „Fragen Sie Ihren Chef, wenn er Ihnen zusätzliche Aufträge erteilt, was Sie zuerst erledigen und was Sie zurückstellen sollen“, empfiehlt Nöllke. Denn durch Ihre Nachfrage erfahren Sie von Ihrem Vorgesetzten, wo seine Prioritäten liegen.

Nennt der Chef trotz Nachfrage keine Priorität, muss der Mitarbeiter selbst aktiv werden. „Machen Sie selbst Vorschläge zur Prioritätensetzung, etwa nach dem Motto „Dann mache ich das zuerst und das andere dann morgen“, rät Nöllke. Wenn der Chef etwas dagegen hat, wird er es schon sagen, zum Beispiel dann, wenn alle Aufgaben sofort erledigt werden müssen. „Natürlich können Sie so nur vorgehen, wenn die Arbeit wirklich nicht in einem Tag beendet werden kann.“

Kein „Ja, aber“

Viele vermeiden gegenüber dem Chef das Wörtchen „Nein“ und sagen lieber „Ja, aber …“. Aber wer diese Formulierung benutzt, macht in der Regel keine gute Figur. „Das reizt häufig den Vorgesetzten zum Gegenangriff und fordert ihn heraus, doch eine schnelle Abarbeitung der Aufgaben zu fordern“, so Nöllke. Besser ist es, diese Formulierung zu vermeiden, aber gleichwohl in einer Ich-Botschaft das Problem zu thematisieren, das bei der Bearbeitung der zusätzliche Aufgabe entsteht. „Zeigen Sie sich kooperativ und gewillt, gemeinsam mit Ihrem Chef das Problem zu lösen.“

So sinnvoll und wichtig ein „Nein“ an der richtigen Stelle ist: Mitarbeiter sollten nicht ständig davon Gebrauch machen. Denn so verscherzen sie es sich womöglich wirklich mit ihrer beruflichen Umwelt. Es ist auch keine gute Idee, nur deshalb „Nein“ zu sagen, weil Sie früher zu häufig „Ja“ gesagt haben.

Wer übrigens anderen einen Gefallen tut, sollte auch selbst Hilfe und Unterstützung einfordern. Und das sollten notorische „Ja-Sager“ genauso üben wie das „Nein-Sagen“. Am besten suchen sie sich dafür ein leichtes Übungsfeld, zum Beispiel bei unwichtigen Themen oder bei Menschen, zu denen sie eine gute Beziehung haben. Sie werden überrascht sein, wie leicht Bitten akzeptiert werden. Jetzt wäre der andere in der Verlegenheit „Nein“ sagen zu müssen.

(veröffentlicht bei GMX.de im Mai 2011)

(Copyright 2011 by Anja Schreiber)

Gut vorbereitet: Beruhigt in den Urlaub

Die Urlaubszeit naht und mit ihr die Erwartung auf ein paar erholsame Tage weitab vom Berufsalltag. Wenn Mitarbeiter ihre Abwesenheit gut vorbereiten, bleibt ihnen am Ende der Ferien auch viel Stress und Chaos am Arbeitsplatz erspart.

Gut vorbereitet in den Urlaub.
Gut vorbereitet in den Urlaub.

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Grundsätzlich gilt: Je besser ein Arbeitnehmer seine Urlaubsvertretung einarbeitet, desto weniger Gründe gibt es, ihn im Urlaub zu stören, desto einfacher wird für ihn auch die Rückkehr. Deshalb empfehlen Experten eine sorgfältige und vorausschauende Planung: „Beginnen Sie frühzeitig Ihre Urlaubsvertretung vorzubereiten. Am besten planen Sie dafür so viele Wochen ein, wie Sie Ferien machen“, empfiehlt Karrierecoach Nora Nägele aus Stuttgart. Sie rät Mitarbeitern, sich als erstes einen Überblick über die Arbeiten zu verschaffen, die entweder noch vor dem Urlaub zu erledigen sind oder der Vertretung übergeben werden müssen. Ein paar Fragen können dabei helfen: Was steht in nächster Zeit an? Was kann ich vorher abarbeiten? Was müssen andere in meiner Abwesenheit erledigen? Was kann ich delegieren? Was kann liegen bleiben? „Am besten notieren Sie sich die Antworten auf all diesen Fragen auf eine Checkliste und arbeiten diese dann in den Wochen vor dem Urlaub ab.“ Ihr Tipp: Versehen Sie jeden Vorgang mit einem Namen und vermerken Sie kurz schriftlich, was zu erledigen ist. Dabei ist es auch sinnvoll, sich verschiedene Szenarien und Probleme sowie ihre Lösung zu überlegen.

Checklisten anlegen

„Am besten ist es, wenn Sie sich für diese Checklisten-Vorbereitung täglich zehn bis fünfzehn Minuten Zeit nehmen“, rät Nagele. Dabei ist es vorteilhaft, die Liste immer griffbereit zu haben, um spontan entstehende Gedanken notieren zu können. „Wenn Sie das tun, sind Sie kurz vor Beginn des Urlaubs nicht darauf angewiesen, dass Ihnen dann alle relevanten Dinge auch wirklich einfallen.“

Zu den wichtigen Überlegungen gehört auch die Frage: Wer vertritt mich? Ist einer für alles zuständig oder übernehmen mehrere Kollegen unterschiedliche Aufgaben? An wen werden meine Mails weitergeleitet? Wer übernimmt meine Anrufe? „Machen Sie für all diese Kollegen eine Checkliste mit Informationen, die sie brauchen, um laufende Vorgänge und Projekte bearbeiten zu können“, empfiehlt Hannelore Fritz, Work-Life-Balance-Coach aus Berlin. Sie weiß, dass gerade schriftliche Notizen für die Vertretung wichtig sind, damit diese im Zweifelsfall nachlesen kann, was gemacht werden muss und wo was zu finden ist. „Eine solche Liste sollte auch über Routineaufgaben informieren. So könnte es zum Beispiel für eine Sekretärin relevant sein, wann sie die Blumen zu gießen hat oder wie der Chef seinen Kaffee liebt“, betont Fritz.

Eines ist auf jeden Fall tabu: Dem Kollegen Akten vor die Nase zu knallen und dann darauf zu hoffen, er werde die Sache schon richten. „Bitte überlegen Sie genau, was Ihre Kollegen tun sollen und was Sie selbst erledigen können. Belasten Sie ihn nicht mit unnötigen Aufgaben. Schließlich hat er meist noch andere Dinge zu tun als Sie zu vertreten“, betont Nägele. Deshalb rät sie auch, den Kollegen möglichst viel Aufgaben abzunehmen. „Fragen Sie sich zum Beispiel, welche Ihrer Emails Ihr Kollege bearbeiten muss und welche Sie ausfiltern können. So muss Ihr Vertreter nicht unbedingt jeden Newsletter lesen.“

Sortfältige Formulierung des Autoresponders

Fritz empfiehlt auch bei der Formulierung des Autoresponders Sorgfalt walten zu lassen. Denn auch dadurch kann unnötige Arbeit für die daheimgebliebenen Kollegen und Unmut bei den Geschäftspartnern vermieden werden: „Schreiben Sie detailliert auf, wer der Sie vertretende Ansprechpartner ist. Teilen Sie seine Kontaktdaten und seine Position im Unternehmen mit.“

Werner Schienle, Geschäftsführer der CCC Creative Communication Consult und Spezialist für Konfliktmanagement, empfiehlt, den Autorespondertext mit der Vertretung abzustimmen: „So signalisieren Sie Ihrem Kollegen, das Sie auch in seinem Sinne handeln wollen.“ Gerade dieses Verhalten vermeide Konflikte. Noch wichtiger als kurzfristige Kooperationswilligkeit sei allerdings eine langfristige Beziehungspflege unter den Mitarbeitern: „Ein gutes Verhältnis zu den Kollegen führt meist zu einer engagierteren Urlaubsvertretung.“
Wer rechtzeitig mit der Vorbereitung begonnen hat, sollte am letzten Tag vor dem Urlaub gar nicht mehr groß in Stress geraten. „Betrachten Sie den letzten Tag als Ausklang und bleiben Sie nicht bis abends um zehn Uhr im Büro“, erklärt Fritz. „Packen Sie ihn auch nicht unnötig mit Terminen voll, sondern verabschieden Sie sich nett von Ihren Kollegen.“

Erreichbarkeit im Urlaub: Absprache sinnvoll

Oft genug bleibt allerdings ein Problem: Einige Beschäftigte – gerade in führenden Positionen – müssen auch im Urlaub erreichbar sein. „Um Konflikte und Probleme zu vermeiden ist es das beste, schon vorher abzusprechen, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme notwendig ist“, betont Schienle. Er rät, die Dringlichkeit zu definieren und eine Liste aufzustellen, bei welcher Dringlichkeit eine Kontaktaufnahme per Mail oder Handy erfolgen soll.

Und noch ein Tipp von Schienle: „Denken Sie auch im Urlaub an die daheimgebliebenen Kollegen, die jetzt Ihre Arbeit tun und schreiben Sie ihnen eine Ansichtskarte. Auch damit schaffen Sie eine gute Stimmung.“
Ist der Urlaub dann vorbei, wird sich die gute Vorbereitung auszahlen. Denn die Kollegen wurden vom Urlauber instruiert und konnten so in seinem Sinne handeln. Allerdings kann natürlich trotzdem etwas daneben gehen. In diesem Fall rät Schienle: „Seien Sie tolerant gegenüber den Fehlern Ihrer Vertretung! Es ist ganz natürlich, dass in Ihrer Abwesenheit auch mal etwas nicht so optimal läuft. Sehen Sie nicht nur die Schwächen Ihres Vertreters, sondern erkennen Sie auch an, was gut gelaufen ist. Loben Sie ihn und danken Sie ihm dafür. “

(veröffentlicht in der Stuttgarter Zeitung im Juli 2010)

(Copyright 2010 by Anja Schreiber)